دستگاه های حضور غیاب

نوبت دهی آنلاین مراکز معاینه فنی خودرو
سپتامبر 4, 2016
دستگاه فراخوان گارسون
تجهیزات و دستگاه های فراخوان گارسون و مشتری
دسامبر 14, 2016

حضور و غیاب

سامانه حضور و غیاب عبارتست از سیستمی که به شرکت های مختلف امکان مدیریت زمانبندی و بهره وری نیروهای انسانی خود را می دهد. ساختار های مربوط به دستگاه حضور و غیاب بر اساس نیاز های سازمانی شرکت های مختلف، شامل المان های متفاوتی است که بر اساس نوع تقاضای هر مجموعه، می تواند ترکیبی از فاکتورهای مورد توجه منابع نیروی انسانی بوده و در نتیجهف خروجی منعطفی را ارائه دهد.

ممکن است در بسیاری از سازمان های خلاقانه، رویکرد مناسبی نسبت به سنجش بهره وری نیروهای انسانی از طریق دستگاه حضور و غیاب نباشد. ولی امروزه، نوع عملکرد دستگاه حضور و غیاب به گونه ای تغییر کرده است که رضایت مندی مدیریت منابع انسانی را در سنجش فاکتورهای بهره وری انسانی جلب کرده است.

بدون شک، ارتباط و تعامل این نوع سامانه ها با اتوماسیون اداری سایر قسمت های یک مجموعه، توانسته است نقاط ضعف احتمالی آن را به خوبی بپوشاند.

ما نگاهی به Veritime، سامانه‏ مدیریت حضور و غیاب خود انداخته ‏ایم و چند مولفه‏ بسیار معروف و مفید را به اشتراک گذاشته‎‏ایم، در اینجا چند مولفه‏ مطلوب آمده است.

تصدیق برگه زمان‏بندی
آیا می‏خواهید دقت زمان‏گیری کارمند خود را بهبود بخشید؟ البته که می‏خواهید.
برای رسیدن به این هدف، بسیاری از قسمت ‏های کاری با سامانه‏ مدیریت حضور و غیاب از برگه زمان‏بندی و مرور آن و فرآیند تصدیق این برگه ‏ها استفاده می‏ کنند. بیشتر قسمت‏ ها حداقل به مدیری برای بررسی این برگه ‏ها قبل از ارائه به بخش کارپردازی نیاز دارند. سامانه‏ شما باید به شما اجازه‏ تنظیم این فرآیند را به همان روشی که می‏خواهید بدهد و میزان درستی آن را مشخص کند. مدیران می‏ توانند زمان کارمندان خود را بررسی و آن را تایید و یا رد کنند.
بعضی قسمت‏ ها نیز از ایمیل برای یادآوری دوره‏ حقوق به مدیران خود استفاده می‏ کنند، و بعضی دیگر گزینه ‏های واگذاری دیجیتال برای حذف کاغذ بازی ‏های غیر ضروری را به کار می‏ برند.

قانون کار بر ساعت هفتگی
بخش‏ های اداری عاشق توانایی هستند که با سامانهی زمان‏گیری بدست می‏ آورند و می ‏توانند دقیقا کار هفتگی را محاسبه کنند و دقیقا برای همان زمان به کارمندان خود حقوق دهند.
با سامانه‏ حضور و غیاب خود، شما باید بتوانید قوانین ویژه ‏ای برای پرداخت کار بر ساعت، و زمان کار شده‏ طبق برنامه وضع کنید، برای مثال اگر کارمندتان ۵/۱ برابر برنامه‏ زمانی کار کرد، یا دو برابر کار کرد، یا به طور ترکیبی کار کرد.

تقویم برتر
همه باید رویدادهای بخش خود را – تعطیلات، مرخصی‏ ها، حوادث، تاخیر، خروج زودتر – که بر برنامه و حقوق کارمندان تاثیر می‏ گذارد، مدیریت کنند. به این دلیل است که تقویم برتر مولفهی معروفی در سامانه‏ های حضور و غیاب است.
با این تقویم در نرم ‏افزار زمان‏گیری خود، می‏ توانید رویدادهای خود را ایجاد کرده و آنها را برای هر فردی یا گروهی خاص از کارمندان تان اعمال کنید. این رویدادها به طور خودکار برای برنامه‏ مناسب کارمندان نشان داده شده است. به این معنا که هر قسمت نباید وارد رویدادهای هر کارمند شود و کارمند نیازی به اطلاع دادن غیبت آن روز خود ندارد. بر اساس قوانینی که وضع می‏ کنید سامانه به طور خودکار قوانین پرداختی آن روز را اعمال می‏کند.
دستگاه حضور و غیاب همچنین باید روزهایی که به طور غیر منتظره مجددا برنامه‏ ریزی می‏ کنید را اداره کند. برای مثال اگر حوزه‏ شما به علت بارش برف از روز مدرسه خارج می‏ شود می‏ توانید «روز برنامه مجدد» و روز جبرانی ‏ای که خارج از برنامه‏ معمول کارمندان است را در تقویم تنظیم کنید. (مثل یک روز جمعه یا یک روز پس از پایان سال تحصیلی)

گزارش لیست حقوقی اختصاصی
یکی از بهترین فواید سامانه‏ مدیریت حضور و غیاب ارسال داده‏ های دقیقی است که از سامانهی لیست حقوقی خود جمع کرده اید. اکثر قسمت‏ ها با سامانه‏ های زمان‏گیری از گزارش خروجی لیست حقوق برای محاسبه‏ زمانی کارمندان استفاده می‏ کنند که شامل اسامی کارمندان، نوع کار، شماره حسابداری، گزینه‏ های کارمزد، مکان‏ ها، دلایل غیبت و موارد دیگر هستند.
یک سامانه‏ی منعطف گزارشاتی پیش‏ ساخته را ارائه می‏ دهد و به شما اجازه می دهد تا گزارشات اختصاصی خود را بر اساس نیازتان بنویسید. این گزارشات اختصاصی دسته‏ بندی، فیلتر، و داده ‏های گروهی را میسر می ‏سازد تا به راحتی زمان‏بندی و استثنائات پرداخت را مشاهده کنید و داده‏ ها را برای لیست حقوقی مورد بررسی قرار دهید.
وارد کردن و خروجی گرفتن این اطلاعات ساعت ‏های کار دستی ثبت داده‏ ها در لیست حقوقی را حفظ می‏ کند و خطر اشتباه را کاهش می‏ دهد.

ردیابی معلمان جایگزین
آیا می‏دانستید می ‏توانید با این سامانه زمان کاری معلمان جایگزین را نیز ردیابی کنید؟
در حالی که سامانه‏ خودکار sub-calling وظایفی را که کارمندان جایگزین پذیرفته ‏اند ثبت می‏ کند، سامانه‏ی k-12 زمان حقیقی کار هر کارمند جایگزین را می‏ گیرد. قسمت‏ های آموزشی از این مولفه برای بررسی زمانی که کارمندان جایگزین کار می‏ کنند استفاده می‏ کنند تا ساعات کاری آنها در لایحه‏ مراقبت مقرون به صرفه (به ویژه برای جانشینان کارهای چندگانه در مکان ‏های متفاوت) را گزارش دهند.
به علاوه (مختص به Veritime) کارمندان جایگزین شما می‏توانند با یک ID و یا Pin وارد Aesop و یا Veritime شوند.

 

ورودی ‏های کارمندان
با سامانه حضور و غیاب قسمت ‏ها می‏ توانند به روش ‏های متفاوتی زمان‏گیری کنند، که شامل برگه‏ زمان‏بندی الکترونیک و ساعت ‏های وب می ‏شود.
یکی از رایج‏ ترین روش ‏ها از طریق کیوسک مرکزی است که کارمندان می ‏توانند ساعت ورود یا خروج بزنند. با یک سامانهی زمان‏گیری منعطف، می‏ توانید سخت ‏افزار خود را انتخاب نمایید و ورودی را آن گونه که ‏می‏ خواهید تنظیم کنید. بسیاری از بخش‏ های آموزش از کامپیوترها یا تبلت‏ های متصل به اینترنت (مانند ipad) استفاده می‏ کنند تا به کارمندان اجازه دهند به ID و یا pin خود وارد شده ساعت ورود و خروج خود را ثبت کنند. بعضی دیگر از دستگاه اسکن استفاده می‏ کنند که ثبت ساعت از طریق بارکد، تکه‏ های مغناطیسی، کارت‏ های مغناطیسی و یا فوب ‏ها یا حتی بارکدهایی بر گوشی‏ های هوشمند صورت می ‏گیرد.

ساعت بر پورتال
بعضی قسمت ‏ها نیز می‏ خواهند منعطف ‏تر باشند و به کارمندهای شان اجازه می ‏دهند از کامپیوترهای خود ثبت ساعت کنند و نه از ورودی ثبت ساعت.
با زمان‏گیری پرتال شما می ‏توانید به کارمندان تان URL دهید و یا میانبری ویژه برای شان ایجاد کنید تا با ID و یا pin خود ساعت ورود و خروج را ثبت کنند.

 

برنامه ‏های کاری در سیستم حضور و غیاب

دریافته ‏ایم که تقریبا همه برای برنامه‏ ریزی وظایف گروه‏ ها و کارمندان و یا پست‏ های کاری از برنامه کاری استفاده می‏ کنند.
با این ویژگی می‏ توانید ساعت شروع و اتمام و زمان استراحت برنامه ‏های خاص را تنظیم کنید. این برنامه‏ ها ممکن است شامل همان ساعت کاری هر روزه، یا ساعات متفاوتی در روزهای گوناگون هفته باشند. همچنین می ‏توانید در مورد کسر خودکار برنامه‏ های استراحت بدون حقوق که کارمندان ساعت آن را ثبت نمی‏ کنند تصمیم بگیرید.

مکان‏ یابی افراد با سیستم حضور و غیاب

با گزارش مکان‏ یاب لحظه‏ ای در سامانه‏ حضور و غیاب خود می‏ توانید ببینید کارمندان شما دقیقا در کجا هستند. به سرعت می ‏توانید ببینید چه کسی سر کار خود نیست، چه کسی طبق غیبت برنامه‏ ریزی شده بیرون است، و چه کسی اکنون ساعت ورود یا خروج زده است. قسمت‏ های کاری این ویژگی را به علت قابل مشاهده بودن و اعتبار اطلاعات آن بسیار مطلوب می‏ دانند.

داده ‏های غیاب

دیگر منفعت مهم این سامانه، متصل بودن آن به سامانه مدیریت حضور و غیاب است. برای مثال برای کاربران Veritime و Aesop، به اشتراک‏ گذاری انتخاب داده ‏ها در محصولات ایجاد شده است. به طور ویژه Veritime داده ‏های غیبت را از Aesop می‏ گیرد و مستقیما در برنامه کاری کارمندان اعمال می‎کند. بر اساس نوع غیبت و دلیل آن Veritime این زمان را در برنامه با قوانین دقیق لیست حقوق تطبیق می ‏دهد تا پرداخت یا عدم پرداخت را مشخص کند.
داده‏ های به اشتراک گذاشته شده، پیگیری زمان ‏های ترکیبی را به همراه ترازهای ترک کار ساده می ‏کند. اگر غیبت باید خارج از زمان کاری قرار گیرد، Veritime حقوق ساعت کار را با دلیل ترک کار محاسبه می‏ کند و ترازهای ترک کار کارمند را در هر دو سامانه به روز رسانی می‏ کند.

رابطه مدیریت زمان با حضور و غیاب

مدیریت زمانبندی کارکنان، سیستم متصل به حسابداری شرکت، مدیریت برنامه های ماموریت و جلسات خارج از مجموعه ها، مدیریت پروژه های زمانبندی شده، سنجش میزان کار اضافه بر توان اجرایی مجموعه، تخمین نیروی انسانی مورد نیاز بر اساس مدت زمان کاری هر بخش و بسیاری موارد دیگر را می توان از نقاط برجسته امکانات عمومی یک دستگاه حضور و غیاب بر شمرد.

سایر موارد قابل اضافه به سامانه حضور و غیاب

به این لیست می توان مواردی را که در هر مجموعه بر اساس نیازهای سازمانی آن تعریف می گردد، به صورت سفارشی شده اضافه نمود. لذا، اهمیت سامانه حضور و غیاب را در این میان در یاری رساندن به مدیریت منابع انسانی آن نمی توان نادیده گرفت.

 

دستگاه حضور و غیاب

مجموعه فراتکنو، عرضه کننده انواع دستگاه های حضور و زمانبندی در مدل های F160، F300، F400، و F699 و همچنین، دزدگیر اماکن، با امکان مشاوره فنی اولیه، نصب دستگاه، پیکربندی دستگاه حضور و غیاب و آموزش فنی به نماینده شرکت، آمادگی خود را جهت همکاری با سازمان ها و ارگان های مختلف اعلام می دارد.

 

مطالعات تحقیقاتی سال ۲۰۱۱ نشان داده‏اند که %۶۰ سازمان‏ها از زمان‏بندی اتوماتیک استفاده می‏ کنند. تنها در چند سال گذشته به علت لایحه مراقبت ‏های مقرون به صرفه و فشارهای مالی و تاکید بر بهبود بهره ‏وری در کار این میزان افزایش یافته ‏است.

خوب پس بخش‏ها چگونه از دستگاه حضور و غیاب خود استفاده می ‏کنند؟

 

دستگاه حضوروغیاب پانچی

اولین دستگاه حضور و غیاب شامل دستگاههای حضور و غیاب پانچی بودند که با ثبت تاریخ و ساعت ورود هر شخص بر روی یک کارت مخصوص که شامل جدول ایام هفته بود ساعت تردد را مشخص میکردند در پایان هر ماه اپراتور موظف بود با جمع بندی ساعتهای ورود و خروج از روی این کارتها کارکرد افراد را محاسبه نماید که کاری بس زمانبر و مشکل بود.

دستگاه حضور و غیاب کارتی

بعد از دستگاههای حضورو غیاب پانچی اولین دستگاه حضور و غیاب کامپیوتری به بازار عرضه شدند. که شامل دستگاهی بود که پس از کشیدن کارت بارکدی به آن ورود و خروجها در حافظه سیستم ذخیره میشدند و پس از تخلیه اطلاعات به کامپیوتر توسط نرم افزار مخصوص حضور و غیاب پردازش میشدند. در آغاز ساخت این سیستم ها برنامه ها تحت Dos طراحی شده بودند و انعطاف کمی را داشتند.

سیستم عامل دستگاه حضور و غیاب کارتی

اما امروزه نرم افزار دستگاه حضورغیاب اغلب تحت سیستم عامل ویندوز طراحی میشوند و اطلاعات بسیاری را از این ورود و خروجها در اختیار مدیران قرار میدهند.

نحوه کار دستگاه حضور و غیاب کارتی

در این سیستم ها (کارتی) به هر یک از پرسنل کارتی اختصاص داده میشد که بارکد ثبت شده روی آن شماره منحصر به فردی را به فرد اختصاص میداد. و از روی همین شماره که اصطلاحا شماره کارت یا شماره تردد نامیده میشود اطلاعات ورود و خروج افرد از هم تفکیک میشد.

انواع دستگاه حضوروغیاب کارتی

۱- ساعت های بارکدی حضور و غیاب (با کشیدن کارت بارکد به ریدر ساعت وود و خروج ثبت میشود)
۲- ساعت های کارتی حضور و غیاب بدون تماس (با گرفتن کارت بدون تماس در فاصله حداکثر ۱۰ سانتی متریکارتخوان دستگاه ساعت تردد فرد ثبت میشود)
۳- ساعت های حضور و غیاب کارتی مغناطیسی ( با کشیدن کارت به کارتخوان مغناطیسی دستگاه ساعت ثبت می شود)
۴- ساعت های حضورو غیاب بدون تماس با تگ (تگ یه قطعه مانند جا سوئیچی و یا هر شی دیگری که در داخل آن یک مدار بدون تماس جا سازی شده میباشد که همانند کارت بدون تماس با گرفتن آن مقابل دستگاه ورود و روج فرد ثبت میشود مقاومت آنها معمولا بسیار بیشتر از کارتها میباشد.)